Тайм-менеджмент: что это, как научиться правильно планировать свое время

Вы когда-нибудь чувствовали, что в сутках не хватает времени, чтобы справиться со всеми заданиями на работе? Хорошая новость: тайм-менеджменту можно научиться! Как и в случае с любым другим навыком, вы можете научиться отлично управлять своим временем, чтобы не чувствовать, что бесконечный список дел поглощает вас.

В этой статье мы углубимся в тайм-менеджмент в контексте работы. Вы найдете ответы на такие вопросы, как "что такое тайм-менеджмент" и "почему это важно для успеха". Ниже представлены ценные советы, стратегии и удобные инструменты по тайм-менеджменту, которые помогут вам овладеть навыками тайм-менеджмента. Итак, начнем. 

Что такое тайм-менеджмент

Читай также: Как поддержать мотивацию – ТОП-4 совета от Насти Каменских

Тайм-менеджмент – это искусство организации и планирования задач для эффективного достижения ваших целей. Речь идет о знании того, что и когда делать, максимизации вашего времени, ресурсов и стратегий и избегании бесполезной траты времени.

По сути, это помогает вам сохранять концентрацию, минимизировать отвлекающие факторы, выполнять задачи и максимизировать продуктивность в работе и личной жизни.

Бюджет времени – это план разумного распределения и управления вашим временем, во многом похожий на финансовый бюджет. Это помогает вам оптимизировать производительность и достигать ежедневных целей.

Оценка времени – это выяснение того, сколько времени займет проект или задача. Это важно для управления проектами, поскольку помогает эффективно планировать и распределять ресурсы.

Эффект обезьяны времени – это субъективное ощущение, что время идет быстрее или медленнее, в зависимости от того, нравится нам задание или нет.

Пожирателями времени могут быть либо люди, которые подталкивают других к непродуктивным действиям без положительных результатов, либо сами действия, которые отнимают значительное количество времени, и не заканчиваются производством ценного.

Getty Images

Почему важен тайм-менеджмент

Управление временем имеет важное значение в профессиональном контексте из-за его различных преимуществ, влияющих на эффективность команды, баланс работы и личной жизни, а также доход. Расставляя приоритеты задач, сохраняя концентрацию и максимизируя эффективность, профессионалы могут оптимизировать свои рабочие процессы, что приводит к повышению производительности, удовлетворенности команды и увеличению доходов.

Улучшение концентрации и продуктивности команды

Это повышает общую производительность и эффективность использования времени, позволяя людям выделять время на повседневные задачи без пагубного воздействия многозадачности (постоянное переключение задач приводит к потере времени). Это позволяет лучше концентрироваться, снижает количество ошибок и приводит к более быстрому выполнению срочных и важных задач.

Здоровый баланс между работой и личной жизнью

Имея стратегии тайм-менеджмента, профессионалы могут более эффективно управлять временем, делать перерывы и снижать уровень стресса. Это приводит к улучшению благосостояния, увеличению личного времени и повышению удовлетворенности работой.

Рост выручки

Это помогает оптимизировать распределение ресурсов, гарантируя, что все члены команды эффективно используют свое время. Это приводит к огромной экономии средств! Кроме того, с помощью правильных инструментов вы можете определить второстепенные задачи, которые отнимают много драгоценного времени, и которые можно заменить более важными задачами.

Тайм-менеджмент – это мягкий навык

Каждый из нас сталкивается с одной и той же проблемой – ограниченным временем и бесконечным списком задач. Овладение тайм-менеджментом необходимо, если вы хотите добиться успеха в карьере или оставаться на плаву в периоды занятости. Это мягкий навык, который может иметь большое значение. Когда вы эффективно управляете своим временем, вы работаете умнее, а не усерднее, и это может привести к карьерному росту и личному удовлетворению.

Если вы руководитель проекта, тайм-менеджмент – ваше секретное оружие. Сочетание его с надежным контрольным списком управления проектами поможет вам соблюдать сроки и эффективно распределять ресурсы. Меньше стресса и больший успех в проектах могут привести к повышению по службе и бонусам. Это беспроигрышный вариант.

Тайм-менеджмент в личной жизни  

Читай также: Мотивация или дисциплина: как победить свою лень – советы психологов

Эффективное управление временем применимо не только в офисе. Это означает, что у вас будет больше времени на то, что вы любите помимо работы, будь то времяпрепровождение с семьей или любимое хобби. Время драгоценно, и правильное управление им помогает расставить приоритеты в том, что действительно важно.

Немного статистики тайм-менеджмента

Вот несколько примеров интересной статистики:

Лишь 20 % людей чувствуют, что ежедневно контролируют свою рабочую нагрузку.

Среднестатистический корпоративный сотрудник тратит 51 % каждого рабочего дня на задачи с низкой или нулевой ценностью.

В 2018 году средняя поездка на работу (в одну сторону) занимала у работника 27 минут.

Как начать правильно управлять временем

Ниже мы перечислили три эффективных метода, которые помогут вам обуздать свои навыки тайм-менеджмента.

Выберите самое простое и точное решение для учета рабочего времени

Учет времени, возможно, не возглавляет список самых захватывающих рабочих занятий, но огромные преимущества того стоят. В чем ключ? В отслеживании времени сразу. Это очень важно, чтобы узнать, сколько времени занимает все на самом деле. В противном случае, если вы в конечном итоге будете отслеживать в пятницу то, что делали в понедельник, данные не будут верными.

Чтобы точно отслеживать время, вам нужно простое, легкое и приятное решение.

Отслеживайте время, посвященное каждому виду деятельности и проекту

Успешный тайм-менеджмент – это отслеживание времени. Отслеживание вашего времени поможет вам понять, куда уходит ваше время. Это поможет вам ответить на такие вопросы, как:

• имеется ли у вас достаточно времени, чтобы взять на себя больше задач?
• есть ли какие-то срочные задачи, которые требуют больше времени, чем изначально предполагалось?
• нужна ли кому-нибудь из команды помощь с этой единственной задачей, которую постоянно переносят на следующую неделю?
• присутсвуют ли приближающиеся сроки, требующие изменения приоритетов?
• требует ли конкретная задача вашего немедленного внимания?

Чтобы эффективно управлять временем, вам необходимо проявить самодисциплину, отслеживать время каждый день и регулярно просматривать свои журналы учета рабочего времени.

Не забывайте отслеживать время вместе со своей командой. Каждый человек, участвующий в проекте, должен записывать свое время и делать это в режиме реального времени. Если это непрерывный процесс, то через несколько дней отслеживания вы уже почувствуете первые изменения. Через несколько недель у вас будет гораздо лучшее представление о том, на что уходит ваше время.

Проводите аудит времени каждую неделю

Аудит времени – это быстрый анализ того, сколько времени занимают ваши задачи. Проводите аудит времени хотя бы раз в неделю, чтобы бороться с эффектом обезьяны времени (фальшивое ощущение, что интересные задачи выполняются быстро, а утомительные тянутся бесконечно) и лучше оценивать будущие проекты.

Без аудита времени вы оставляете без внимания оплачиваемые часы и масштабность.

Регулярная проверка того, что можно улучшить, автоматизировать или исключить в ваших процессах, поможет вам сэкономить время, повысить эффективность и увеличить доход.

Способствуйте сосредоточенности и бесперебойной работе

Согласно исследованиям, человеческому мозгу требуется 23 минуты, чтобы полностью сосредоточиться на задаче. Поощряйте глубокую работу, чтобы сэкономить время и деньги на постоянное переключение между видами деятельности. Это поможет вашим сотрудникам войти в продуктивное состояние "потока" (полное погружение в задачу), что приводит к более быстрому решению проблем, повышению производительности, удовлетворенности и положительным эмоциям по отношению к своей работе.

Что делать, чтобы стимулировать глубокую работу

• Следить за тем, чтобы громкость ваших встреч была низкой.
• Внедрить политику асинхронной работы.
• Продвигать однозадачность (противоположность многозадачности).

Getty Images

Техники тайм-менеджмента

Читай также: "Понятие значительно шире": голая Саливанчук назвала ТОП-3 пунктов заботы о себе

Методы тайм-менеджмента зависят от задачи, и определение наиболее подходящих из них требует практики и повторения. Это навык, который нужно оттачивать со временем. Вот несколько методов, которые стоит рассмотреть.

Матрица тайм-менеджмента

Матрица тайм-менеджмента Эйзенхауэра – это стратегия, которая распределяет конкретные задачи по четырем квадрантам в зависимости от их срочности и важности, помогая людям расставлять приоритеты и эффективно принимать решения.

Блокировка времени

Также известная как группировка времени, блокировка времени – это стратегия управления временем, которая включает в себя планирование определенных блоков времени для одной задачи за раз, помогая людям защитить свое внимание, предотвратить перегрузку задач и поддерживать последовательный прогресс в более крупных проектах.

Таймбоксинг

Таймбоксинг – это метод, при котором задачи имеют фиксированные сроки в заранее определенных единицах времени, что оптимизирует эффективность и концентрацию за счет работы в установленных пределах времени.

Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 утверждает, что почти 80 % результатов являются результатом 20 % причин. Итак, глядя на свой список приоритетов, вам следует искать задачи, которые могут оказать наибольшее влияние, и работать над ними в первую очередь.

4 "d" тайм-менеджмента

4 "d" тайм-менеджмента используются для категоризации и определения приоритетности задач по четырем категориям: "удалить", "делегировать", "отложить" и "выполнить" (с англ. – "delete", "delegate", "defer", "do"). Это помогает повысить производительность и эффективность, сосредоточив внимание на важных задачах, избегая перегруженности и обеспечивая эффективное управление задачами.

Техника "помидора"

Итальянец Франческо Чирилло изобрел технику "помидора" в конце 1980-х годов. Она стала суперпопулярной, возможно, потому, что она портативна и проста в освоении.

Техника "помидора" помогает вам управлять своим временем, повышая концентрацию внимания. Она предполагает работу концентрированными порциями по 25 минут, известными как "помидоры", за которыми следует короткий 5-минутный перерыв.

Getty Images

Лучшие инструменты тайм-менеджмента

Лучший способ улучшить свои навыки тайм-менеджмента – понять, как вы в настоящее время используете свое время, и определить области, в которых вы могли бы быть более продуктивными.

Если вы не уверены, сколько времени вы тратите на различные задачи каждый день, несколько инструментов помогут вам это узнать.

Приложение для отслеживания времени

Это цифровое решение, которое помогает отслеживать время автоматически, без ручных усилий. Выбирая инструмент для учета рабочего времени, убедитесь, что он прост, удобен и точен.

Таблицы

Читай также: Что нужно делать, чтобы снять стресс: 5 рабочих методов от психолога

Они являются недорогой альтернативой приложениям для отслеживания времени. Хотя это гибкий инструмент, отслеживание времени с помощью электронных таблиц будет трудоемким и медленным.

Планировщики предоставляют еще один способ отслеживания времени и задач вручную.

Как составить план тайм-менеджмента

Читай также: Как научиться медитировать: ТОП-7 первых шагов к познанию

Обсуждая тайм-менеджмент, важно помнить, что он выходит за рамки просто времени. Внедрения советов по экономии времени будет недостаточно, если вы не можете управлять своей энергией, вниманием и приоритетами на работе или дома. Поэтому важно составить комплексный план тайм-менеджмента, который должен включать:

• установку реалистичных целей
• приоритезацию задач
• улучшение сотрудничества с другими
• эффективное использование вашего времени

Как избежать прокрастинации

Имея этот план, вы будете иметь четкое представление о своих задачах и их временных требованиях. Если вы будете придерживаться своего плана, вы сможете без труда уложиться в сроки и достичь своих целей.

Последнее замечание

В заключение отметим, что тайм-менеджмент – это не просто концепция, а мощный навык, который может помочь вам повысить продуктивность, оставаться сосредоточенным, быстро справляться с самыми сложными задачами и изменить ваш подход к работе и личной жизни. Это ключ к восстановлению контроля над своим временем и предотвращению ощущения перегруженности бесконечным списком дел.

В этом подробном руководстве рассмотрены фундаментальные принципы эффективного управления временем, подчеркнуто, что речь идет не только о планировании задач, но и об оптимизации вашей энергии, концентрации и приоритетов. К настоящему времени у вас есть четкое понимание того, что такое управление временем, почему оно имеет решающее значение для индивидуального и организационного успеха и как оно может привести к повышению производительности, балансу между работой и личной жизнью и даже росту доходов.

Чтобы преуспеть в управлении временем, выбирайте эффективные инструменты отслеживания, контролируйте распределение времени и регулярно оценивайте свои задачи. Используйте такие методы, как тайм-бокс и правило 80/20. Помните, что это путь постоянного совершенствования, позволяющий вам эффективно достигать своих целей и наслаждаться более сбалансированной и полноценной жизнью. Итак, начните сегодня и наблюдайте, как растет ваша продуктивность.

Часто задаваемые вопросы

Эффективен ли тайм-менеджмент?

Да. Это часто связано с продуктивностью, поскольку более высокий уровень достижений достигается благодаря разумному использованию вашего времени. Тайм-менеджмент помогает вам быть более продуктивным и успевать больше за меньшее время, а это значит, что вы получаете больше от каждого дня.

Тайм-менеджмент снижает стресс?

Да. Это отличный способ уменьшить стресс, потому что он заставляет вас сосредоточиться на том, что важно. Это означает, что вы не будете тратить время на многозадачность или выполнение вещей, которые не являются приоритетными или полезными, а это означает уменьшение стресса и приумножение душевного спокойствия.

Считается ли тайм-менеджмент мягким навыком?

Да. Его можно классифицировать как "мягкий навык", потому что это больше, чем просто знание того, что делать; речь идет о понимании того, как сделать что-то эффективно и результативно.

Ранее мы писали о трекере привычек, который способен повысить желание двигаться к цели и улучшить жизнь в целом.